Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dieser Website und den angebotenen Leistungen ist:

Deutschland

E-Mail:

Vertreten durch:

Website: https://heldendesk24.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu gehören beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse oder Informationen, die mit einer Person in Verbindung gebracht werden können.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), soweit diese auf die jeweilige Verarbeitung Anwendung findet.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung unserer Website, unserer Plattform und unserer damit verbundenen Dienste verarbeiten, zu welchen Zwecken wir diese Daten verwenden und welche Rechte Ihnen zustehen.

3. Besuch unserer Website

Beim Aufrufen unserer Website können technisch erforderliche Daten automatisch durch den Webserver verarbeitet werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse des zugreifenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seiten
• verwendeter Browser
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• technische Informationen über das Endgerät
• übertragene Datenmenge
• Statuscodes und technische Fehler

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur:

• technischen Bereitstellung der Website,
• Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität,
• Erkennung und Abwehr von Angriffen,
• Fehleranalyse und Verbesserung der Website.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Unternehmen
• Inhalt Ihrer Anfrage
• sonstige freiwillig übermittelte Informationen

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage ist je nach konkretem Fall Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

5. Registrierung und Kundenkonto

Für die Nutzung bestimmter Funktionen der HeldenDesk24-Plattform kann die Einrichtung eines Kundenkontos erforderlich sein.

Bei der Registrierung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• Unternehmen
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Login-Daten
• Unternehmensdaten
• hinterlegte Einstellungen
• gebuchte Leistungen und Tarife
• technische Nutzungsdaten

Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung und Verwaltung des Kundenkontos sowie zur Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Leistungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Nutzung der HeldenDesk24-Plattform

HeldenDesk24 stellt eine cloudbasierte Softwareplattform zur Verfügung, die Unternehmen insbesondere bei der Bearbeitung und Qualifizierung von Kundenanfragen, Terminvereinbarung, Kundenkommunikation und Kalkulation unterstützen kann.

Im Rahmen der Nutzung können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die der Kunde selbst in die Plattform eingibt oder über verbundene Kommunikationskanäle übermittelt.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Namen von Kunden und Ansprechpartnern
• E-Mail-Adressen
• Telefonnummern
• Anschriften
• Anfragen und Nachrichten
• Angaben zu gewünschten Leistungen
• Terminangaben
• Informationen zu Projekten und Aufträgen
• Kommunikationsinhalte
• Kalkulationsdaten
• sonstige vom Kunden eingegebene Informationen

Die konkrete Verarbeitung richtet sich nach dem jeweiligen Funktionsumfang und den Einstellungen des Kunden.

7. Verarbeitung von Kundendaten im Auftrag unserer Kunden

Soweit unsere Geschäftskunden personenbezogene Daten ihrer eigenen Kunden, Interessenten oder sonstigen Kontaktpersonen in die HeldenDesk24-Plattform eingeben oder über HeldenDesk24 verarbeiten lassen, handelt HeldenDesk24 grundsätzlich als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen.

In diesen Fällen bleibt der jeweilige Kunde grundsätzlich Verantwortlicher für die Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten.

Für die Verarbeitung wird, soweit erforderlich, ein gesonderter Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) abgeschlossen.

Der AVV regelt insbesondere:

• Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
• Art und Zweck der Verarbeitung
• Kategorien personenbezogener Daten
• Kategorien betroffener Personen
• Pflichten und Rechte des Verantwortlichen
• technische und organisatorische Maßnahmen
• Umgang mit Unterauftragsverarbeitern
• Löschung und Rückgabe von Daten

Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die von ihm über die Plattform verarbeiteten personenbezogenen Daten rechtmäßig erhoben und verarbeitet werden.

8. KI-Funktionen

HeldenDesk24 verwendet teilweise Technologien der künstlichen Intelligenz.

Die KI kann beispielsweise dazu eingesetzt werden:

• Kundenanfragen zu verstehen,
• Antworten auf Kundenfragen zu erstellen,
• fehlende Informationen abzufragen,
• Kundenanfragen zu qualifizieren,
• Termine vorzuschlagen,
• Informationen aus Kundenanfragen strukturiert aufzubereiten,
• Kalkulationsprozesse zu unterstützen.

Hierbei können Informationen, die ein Nutzer oder Kunde in die entsprechenden Funktionen eingibt, technisch verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der jeweiligen Funktion und des vereinbarten Leistungsumfangs.

Soweit externe KI-Dienstleister eingesetzt werden, können personenbezogene Daten im hierfür erforderlichen Umfang an diese Dienstleister übermittelt werden. Die entsprechenden Dienstleister werden nach den geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen ausgewählt und vertraglich eingebunden, soweit dies erforderlich ist.

9. KI-gestützte Handwerkerkalkulation

HeldenDesk24 kann eine KI-gestützte Handwerkerkalkulation bereitstellen.

Dabei können unter anderem folgende Informationen verarbeitet werden:

• Leistungen
• Mengen
• Einheitspreise
• Materialkosten
• Lohnkosten
• Maschinenkosten
• Werkzeugkosten
• Fahrtkosten
• Entsorgungskosten
• Nebenkosten
• Arbeitszeiten
• Zuschläge und Abschläge
• Kalkulationsszenarien
• Gewinn- und Margeninformationen

Diese Informationen können insbesondere zur automatisierten Berechnung von Kostenrahmen, Angebotspreisen, Gewinnmargen und weiteren Kalkulationswerten verwendet werden.

Soweit diese Informationen einen Personenbezug aufweisen, werden sie entsprechend den geltenden Datenschutzvorschriften verarbeitet.

10. Website-Chat und Kundenkommunikation

Auf Websites von HeldenDesk24-Kunden kann ein KI-basierter Chat bzw. Assistent eingebunden werden.

Wenn ein Endkunde einen solchen Assistenten verwendet, können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• eingegebene Nachrichten
• Name
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Angaben zur gewünschten Leistung
• Projektinformationen
• Terminwünsche
• sonstige freiwillig übermittelte Informationen

Der jeweilige HeldenDesk24-Kunde ist grundsätzlich dafür verantwortlich, seine Kunden über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren und eine entsprechende Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sicherzustellen.

HeldenDesk24 verarbeitet diese Daten im Rahmen der technischen Bereitstellung der Plattform und – soweit erforderlich – auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

11. Terminbuchung und Kalenderintegration

HeldenDesk24 kann Funktionen zur Terminvereinbarung und Kalenderintegration bereitstellen.

Dabei können beispielsweise folgende Informationen verarbeitet werden:

• gewünschter Termin
• Name
• Kontaktdaten
• Terminart
• Kalenderinformationen
• Informationen über verfügbare Zeiträume

Soweit externe Kalenderdienste eingebunden werden, gelten zusätzlich deren Datenschutzbestimmungen.

Der jeweilige Kunde ist dafür verantwortlich, die erforderlichen Berechtigungen für die Kalenderintegration zu erteilen.

11a. Google-Nutzerdaten und Google-Kalender

Dieser Abschnitt beschreibt gesondert, wie HeldenDesk24 auf Daten aus einem Google-Konto zugreift, sie verwendet, speichert, schützt und weitergibt. Er gilt zusätzlich zu den übrigen Abschnitten dieser Erklärung.

Worauf zugegriffen wird

Verbindet ein Kunde seinen Google-Kalender mit HeldenDesk24, erteilt er ausschließlich die folgenden Berechtigungen:

• „Termine in Ihren Kalendern ansehen und bearbeiten“ (https://www.googleapis.com/auth/calendar.events): zum Eintragen, Ändern und Absagen der über den Assistenten vereinbarten Termine.
• „Ihre Verfügbarkeit in Ihren Kalendern ansehen“ (https://www.googleapis.com/auth/calendar.freebusy): zum Ermitteln freier Zeiten, um dem Endkunden nur tatsächlich mögliche Termine vorzuschlagen.
• „openid“ und „E-Mail-Adresse“: zur eindeutigen Zuordnung der Verbindung zum richtigen Google-Konto.

Weitergehende Berechtigungen werden nicht angefordert. Insbesondere werden Inhalte fremder Kalender, Kontakte, E-Mails oder Dateien weder abgerufen noch gelesen.

Wofür die Daten verwendet werden

Die Daten aus dem Google-Konto werden ausschließlich verwendet, um die vom Kunden angeforderte Funktion bereitzustellen: freie Zeiten zu ermitteln, Terminvorschläge zu machen, vereinbarte Termine einzutragen und bei Änderung oder Absage anzupassen.

Zu keinem anderen Zweck. Insbesondere findet keine Verwendung für Werbung, für Profilbildung, für Marktforschung oder für den Verkauf an Dritte statt.

Wie die Daten gespeichert und geschützt werden

Gespeichert wird nur das Nötigste: die Kennung des verbundenen Kalenders, die E-Mail-Adresse des verbundenen Kontos, das Aktualisierungs-Token (Refresh Token) sowie die über HeldenDesk24 gebuchten Termine mit Zeitpunkt, Anliegen und den vom Endkunden genannten Kontaktdaten.

Das Aktualisierungs-Token wird ausschließlich verschlüsselt abgelegt (AES-256-GCM). Der Schlüssel liegt getrennt von der Datenbank in der Umgebung der Anwendung. Zugriffs-Token werden bei Bedarf neu angefordert und nicht gespeichert.

Die Übertragung erfolgt durchgehend über TLS. Die Datenbank ist im Ruhezustand verschlüsselt. Der Zugriff auf die Daten eines Betriebs ist technisch auf dessen eigenen Mandanten beschränkt: Jede Datenbankabfrage führt die Kennung der Organisation in der Bedingung mit, sodass Daten eines anderen Betriebs auch bei einem Fehler in der Oberfläche nicht erreichbar sind.

Der Kreis der Personen mit Zugriff auf die Produktivumgebung ist auf die technisch verantwortlichen Personen beschränkt; Zugänge sind personengebunden.

Weitergabe

Daten aus dem Google-Konto werden nicht verkauft, nicht an Datenhändler übermittelt und nicht an Dritte weitergegeben. Eine Übermittlung erfolgt ausschließlich an die technischen Dienstleister, die für den Betrieb der Anwendung erforderlich sind (Hosting und Datenbank), und nur im dafür notwendigen Umfang.

Inhalte aus dem Google-Kalender werden nicht an den Anbieter des Sprachmodells übermittelt. Das Sprachmodell erhält für die Terminfindung ausschließlich die Uhrzeiten der bereits ermittelten freien Zeiten, keine fremden Termine, keine Titel und keine Teilnehmer.

Eingeschränkte Verwendung (Limited Use)

Die Verwendung von Informationen, die HeldenDesk24 über Google-APIs erhält, unterliegt der Richtlinie zu Nutzerdaten der Google API Services einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Verwendung (Limited Use).

Insbesondere gilt: Daten aus Google Workspace APIs werden nicht verwendet, um künstliche Intelligenz oder Modelle des maschinellen Lernens zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren. Das gilt auch für nicht personalisierte Modelle.

Aufbewahrung, Löschung und Widerruf

Der Kunde kann die Verbindung jederzeit in seinem HeldenDesk24-Konto trennen. Dabei wird das gespeicherte Aktualisierungs-Token unverzüglich gelöscht; ein weiterer Zugriff auf den Kalender ist damit ausgeschlossen.

Unabhängig davon kann die erteilte Berechtigung jederzeit unter https://myaccount.google.com/permissions widerrufen werden.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die zugehörigen Daten spätestens nach dreißig Tagen gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Bereits im Google-Kalender eingetragene Termine bleiben davon unberührt; sie gehören dem Kunden und werden von HeldenDesk24 nicht entfernt.

11b. Google user data (English version)

This section is the English version of section 11a. It describes how HeldenDesk24 accesses, uses, stores, protects, shares and deletes data received from Google APIs. In case of doubt, both versions have the same meaning.

Data accessed

When a business connects its Google Calendar to HeldenDesk24, the following permissions are requested, and no others:

• https://www.googleapis.com/auth/calendar.freebusy — to read free and busy time periods of the connected calendar, so that customers are only offered appointment times that are actually available.
• https://www.googleapis.com/auth/calendar.events — to create the appointment that a customer has confirmed, and to update or delete that same appointment if it is rescheduled or cancelled.
• openid and https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email — to identify which Google account the connection belongs to.

HeldenDesk24 does not read the contents of existing calendar events. It does not list, search or download events. The only events it writes to are the events it created itself, addressed by the event ID it stored at creation time.

How the data is used

Data received from Google APIs is used solely to provide the user-facing feature the business has enabled: finding free time slots, proposing appointments, and creating, updating or cancelling the confirmed appointment. It is not used for advertising, profiling, market research, credit assessment, or any purpose unrelated to this feature.

Data protection mechanisms for sensitive data

• Encryption in transit: all communication with Google APIs and with our application uses TLS (HTTPS).
• Encryption at rest: the database is encrypted at rest by our database provider.
• Application-level encryption of credentials: the OAuth refresh token is additionally encrypted with AES-256-GCM before it is stored. The encryption key is kept in the application environment, separate from the database.
• No storage of access tokens: short-lived OAuth access tokens are requested on demand for each operation and are never written to storage.
• Data minimization: only the calendar ID, the connected account's email address, the encrypted refresh token and the appointments created through HeldenDesk24 are stored.
• Tenant isolation: every database query is scoped to the business (organization) it belongs to, so the data of one business cannot be reached from another account.
• Access control: access to the production environment is restricted to named personnel with individual accounts. Administrative actions are recorded in an audit log stating who acted, when, what changed and from which IP address.

Data sharing

Data received from Google APIs is not sold, not shared with data brokers, and not transferred to third parties, except to the infrastructure providers that host the application and its database, and only to the extent necessary to operate the feature.

Calendar content is never sent to our AI language model provider. The model only receives the times of free slots that HeldenDesk24 has already computed, so it can phrase the appointment proposal. No event titles, descriptions, attendees or other calendar entries are transferred.

Limited Use disclosure

The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

HeldenDesk24's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy).

Data received from Google Workspace APIs is not used to develop, improve or train generalized or non-personalized artificial intelligence or machine learning models. It is not used, transferred or sold to create, train or improve foundational or generalized AI/ML models.

We do not allow humans to read this data, unless we have the affirmative agreement of the user for specific data, it is necessary for security purposes such as investigating abuse, it is necessary to comply with applicable law, or the data has been aggregated and anonymized for internal operations.

Retention, deletion and revocation

A business can disconnect its Google Calendar at any time in its HeldenDesk24 account (Assistant, tab "Termine", "Löschen"). This immediately deletes the stored refresh token and ends all access to the calendar.

Access can also be revoked at any time at https://myaccount.google.com/permissions.

After the end of the contract, the related data is deleted within 30 days unless a statutory retention obligation applies. Appointments already written to the Google Calendar belong to the business and are not removed by HeldenDesk24.

Questions about this section:

12. WhatsApp, Telegram und andere Kommunikationsdienste

HeldenDesk24 kann Schnittstellen zu externen Kommunikationsdiensten wie WhatsApp oder Telegram anbieten.

Bei der Nutzung dieser Dienste können personenbezogene Daten über den jeweiligen Kommunikationsdienst verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt teilweise unmittelbar durch den jeweiligen Drittanbieter.

Für diese Dienste gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.

Soweit HeldenDesk24 Daten über entsprechende Schnittstellen verarbeitet, erfolgt dies im Rahmen der technischen Bereitstellung der vereinbarten Funktionen.

13. Telefonie und KI-Telefonassistent

Soweit HeldenDesk24 einen KI-Telefonassistenten anbietet, können Telefonate bzw. Kommunikationsinhalte automatisiert verarbeitet werden.

Hierzu können gehören:

• Telefonnummer
• Gesprächsinhalte
• Gesprächszeit
• Gesprächsdauer
• vom Gesprächspartner mitgeteilte Informationen
• Gesprächsprotokolle oder Transkriptionen, soweit diese Funktion aktiviert ist

Eine Aufzeichnung oder Speicherung von Telefongesprächen erfolgt nicht automatisch allein aufgrund der Nutzung der Telefoniefunktion.

Soweit Gespräche aufgezeichnet, transkribiert oder gespeichert werden, müssen die hierfür geltenden gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

Insbesondere können je nach Art der Verarbeitung eine vorherige Information und gegebenenfalls eine Einwilligung der betroffenen Person erforderlich sein.

Der jeweilige HeldenDesk24-Kunde ist für die rechtmäßige Nutzung der Telefoniefunktionen gegenüber seinen Gesprächspartnern verantwortlich.

14. Cookies

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Technologien verwenden.

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden können.

Wir unterscheiden insbesondere zwischen:

Technisch erforderliche Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Website und die Bereitstellung bestimmter Funktionen erforderlich.

Sie können beispielsweise dazu dienen:

• Sitzungen zu verwalten,
• Sicherheit zu gewährleisten,
• Einstellungen zu speichern,
• technische Funktionen bereitzustellen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. soweit erforderlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Analyse- und Marketing-Cookies

Soweit wir Analyse- oder Marketingtechnologien einsetzen, werden diese – soweit gesetzlich erforderlich – erst nach Ihrer Einwilligung aktiviert.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die entsprechenden Cookie-Einstellungen widerrufen oder ändern.

15. Webanalyse und Marketing

Soweit wir Dienste zur Reichweitenmessung, Analyse oder Werbung einsetzen, können dabei unter anderem folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse
• Geräteinformationen
• Browserinformationen
• aufgerufene Seiten
• Interaktionen mit der Website
• ungefähre geografische Informationen
• Herkunft des Besuchs
• Werbe- und Conversion-Daten

Der Einsatz nicht unbedingt erforderlicher Analyse- oder Marketingdienste erfolgt grundsätzlich nur nach vorheriger Einwilligung, soweit eine solche gesetzlich erforderlich ist.

Welche konkreten Dienste eingesetzt werden, richtet sich nach der jeweils aktuellen technischen Konfiguration unserer Website.

16. Google-Dienste

Soweit Google-Dienste wie Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager oder vergleichbare Dienste auf unserer Website eingesetzt werden, können personenbezogene Daten an Google übermittelt werden.

Der konkrete Einsatz und die dabei verarbeiteten Daten richten sich nach dem jeweils aktivierten Dienst.

Soweit gesetzlich erforderlich, werden diese Dienste erst nach Einwilligung des Nutzers aktiviert.

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzbestimmungen von Google.

17. Zahlungsabwicklung

Wenn Sie kostenpflichtige Leistungen von HeldenDesk24 buchen, können Zahlungsdaten verarbeitet werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name
• Rechnungsanschrift
• Zahlungsinformationen
• Transaktionsdaten
• Rechnungsinformationen
• gebuchter Tarif
• Zahlungsstatus

Für die Zahlungsabwicklung können externe Zahlungsdienstleister eingesetzt werden.

Diese verarbeiten Zahlungsdaten teilweise eigenverantwortlich auf Grundlage ihrer eigenen Datenschutzbestimmungen.

18. Rechnungsstellung und gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies zur Erstellung von Rechnungen, zur Buchhaltung oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen können dazu führen, dass bestimmte Daten über die Dauer des Vertragsverhältnisses hinaus gespeichert werden müssen.

19. Hosting

Website und Plattform werden auf einem Server der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, in Deutschland betrieben. Die Anmeldung läuft über DeskCore ID, die gemeinsame Anmeldung der Desk24-Produkte, auf derselben Infrastruktur.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse
• Zugriffszeit
• technische Geräteinformationen
• Server-Logdaten
• aufgerufene Inhalte
• technische Fehlerdaten

Wir wählen unsere Dienstleister nach den geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen aus und schließen, soweit erforderlich, entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge.

20. Datenübermittlung in Drittländer

Die Plattform wird auf Servern in Deutschland betrieben. Für einzelne Funktionen – insbesondere das Sprachmodell der KI-Funktionen (Anthropic PBC, USA) – werden Dienstleister außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums eingesetzt; dabei kann es zu Übermittlungen personenbezogener Daten in Drittländer kommen.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur, soweit die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

Je nach Empfänger kann die Übermittlung insbesondere auf:

• einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission,
• Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission,
• geeigneten zusätzlichen Schutzmaßnahmen,
• oder einer anderen gesetzlich zulässigen Grundlage

beruhen.

Soweit ein Angemessenheitsbeschluss besteht, kann die Übermittlung auf diesen gestützt werden.

21. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können – soweit erforderlich – an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• Hosting- und Cloud-Anbieter
• IT-Dienstleister
• KI- und Softwareanbieter
• Kommunikationsdienstleister
• Telefonieanbieter
• Kalender- und Terminplanungsdienste
• Zahlungsdienstleister
• E-Mail- und Kommunikationsanbieter
• Analyse- und Marketingdienstleister
• Steuerberater und Buchhaltungsdienstleister
• Rechtsberater
• sonstige technische Dienstleister

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit hierfür eine rechtliche Grundlage besteht.

22. Dauer der Speicherung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Darüber hinaus können gesetzliche Aufbewahrungspflichten eine längere Speicherung erforderlich machen.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen oder sonstigen rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Bei Beendigung eines Kundenkontos können Kundendaten nach Ablauf einer angemessenen Frist gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere berechtigte Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

23. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor:

• Verlust,
• Zerstörung,
• Manipulation,
• unberechtigtem Zugriff,
• unbefugter Offenlegung

zu schützen.

Hierzu können unter anderem Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Authentifizierungsverfahren, Protokollierung und technische Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt werden.

Da eine Datenübertragung über das Internet niemals vollständig ausgeschlossen werden kann, können wir jedoch keine absolute Sicherheit garantieren.

24. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten und welche Daten dies sind.

Recht auf Berichtigung

Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

Recht auf Löschung

Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.

Recht auf Widerspruch

Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO Widerspruch einlegen.

Gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.

Widerruf einer Einwilligung

Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

25. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Dies gilt insbesondere, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Welche Aufsichtsbehörde zuständig ist, hängt insbesondere von Ihrem Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes ab.

26. Keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung

Soweit nicht ausdrücklich anders angegeben, erfolgt durch HeldenDesk24 keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

KI-Funktionen dienen insbesondere der Unterstützung von Kommunikation, Informationsverarbeitung, Terminverwaltung und Kalkulation.

27. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unsere technischen Systeme, angebotenen Leistungen, eingesetzten Dienstleister oder die gesetzlichen Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung wird auf unserer Website veröffentlicht.

28. Kontakt zum Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns kontaktieren:

Deutschland

E-Mail: